參加展會的流程準(zhǔn)備

國際性商業(yè)展覽是代理商接觸產(chǎn)品直接的途徑，當(dāng)然也是參展廠商錄求代理商，并與潛在客戶商談的絕佳商機(jī)。然而參展，尤其是參加國際大展，并非易事，從展前準(zhǔn)備、展覽期間的應(yīng)對至展后的后續(xù)連擊，都與參展的效果息息相關(guān)。美國展覽者雜志指出，參加國際展好能在一年前即開始準(zhǔn)備，并將整年計(jì)劃劃分為四個(gè)階段，依序完成，方能達(dá)至預(yù)期的理想目標(biāo)。以下為多家專業(yè)展覽后勤服務(wù)公司的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提供廠商參考。

一、計(jì)劃時(shí)間表：

（一）12個(gè)月前1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計(jì)劃；2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得位置）；4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃；

（二）9個(gè)月前1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；

（三）6個(gè)月前1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動；2、確定旅行計(jì)劃；3、支付展覽場地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；

（四）3個(gè)月前1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；2、確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標(biāo)簽，贈送索取樣品的客商；3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做的決定；4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；5、訓(xùn)練參展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；8、購買外匯；

（五）四天前1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；2、搭乘飛機(jī)至目的地；

（六）三天前1、抵達(dá)，飯店登記；2、視查展覽廳及場地；3、咨詢運(yùn)輸商，確定運(yùn)送物品的抵達(dá)；4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)觯?、連絡(luò)現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩停?

（七）兩天前1、確定物品運(yùn)送完成；2、查看所訂設(shè)備及用品的可得性及功能；3、布置展位；4、將活動節(jié)目做的決定；

（八）一天前1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做的檢查；2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前簡報(bào)；

（九）展覽期間1、盡早到會場；2、于展覽天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場地；4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；6、每日與員工進(jìn)行簡報(bào)；7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時(shí)處理及回應(yīng)；